Ficheros maestros de facturación
¿Qué son los ficheros maestros de facturación?
En Nubelus, los ficheros maestros son la base estructural de toda la aplicación. Almacenan información estable y recurrente que se utilizará de forma constante para la creación de los diferentes documentos: albaranes, facturas, presupuestos, etc., y que ayudarán a que nuestra gestión sea mucho más eficiente.
El funcionamiento general (altas, bajas, modificaciones) se describe en el mantenimiento de ficheros maestros, y la mayoría de campos están claramente definidos. A continuación, detallamos cada uno de los ficheros maestros principales que podremos definir:
Clientes
Los clientes son las entidades a las que se destinan las operaciones de venta y facturación. En Nubelus, su ficha almacena los datos necesarios para reutilizarlos en presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.
Una vez creado un cliente, lo utilizaremos tantas veces como sea necesario, sin tener que volver a ingresar sus datos. Después podremos obtener estadísticas de venta por cada uno cuando sea necesario.
En el siguiente enlace podrás encontrar toda la información relativa al fichero de clientes.
Productos
Los productos son los artículos o servicios que se utilizan en las operaciones de compra y venta. Su ficha permite configurar sus datos, condiciones comerciales, precios y gestión de stock.
No se pueden hacer ventas valoradas sin haber creado algún producto previamente.
Una buena planificación en la creación de tus productos puede ayudarte a que tu trabajo sea más efectivo y, al mismo tiempo, a obtener resultados para poder gestionar tu empresa de forma más eficiente.
Pincha en el siguiente enlace para aprender más sobre la gestión de productos.
Formas de pago
La forma de pago define las condiciones y el calendario con el que se calcula el vencimiento de una factura. Veamos cómo se pueden configurar:
- Denominación
- El campo denominación lo utilizaremos para dar un nombre reconocible a la forma de pago que configuremos (por ejemplo "Giro a 60 días").
- Modo cálculo
-
Este campo puede tener diferentes valores para configurar la forma en la que se calcularán los vencimientos:
- Días entre vencimientos: Nos permite configurar una forma de pago con varios vencimientos, y cuya característica principal es espaciar los vencimientos una cantidad fija de días. También nos permite dar un espaciado diferente a los días que han de transcurrir hasta el primer vencimiento. Deberemos configurar:
- Cantidad de vencimientos.
- Días hasta el primer vencimiento.
- Días entre vencimientos.
- A final de mes: Forma de pago en que todos los vencimientos van a ir a final de meses consecutivos. Si se pone una cantidad de días hasta el primer vencimiento y con dichos días supera el próximo final de mes, los vencimientos comienzan al mes siguiente. Los campos a rellenar serán:
- Cantidad de vencimientos.
- Días hasta el primer vencimiento.
- Mismo día de mes: A diferencia de la forma "Días entre vencimientos", esta modalidad hace coincidir todos los vencimientos exactamente en el mismo día del mes. Si el primer vencimiento cae en día 20, los vencimientos siguientes irán en los meses consecutivos, siempre en día 20, indistintamente de si el mes tiene 28, 29, 30 ó 31 días. Los campos a rellenar son:
- Cantidad de vencimientos.
- Días hasta el primer vencimiento.
- Día y mes concreto: Este modo se utiliza, por ejemplo, para agrupar facturas durante un periodo y que todas tengan un único y mismo día de vencimiento anual. La cantidad de vencimientos se fija obligatoriamente en 1, y la referencia es la fecha de la factura. Los campos a rellenar son:
- Día concreto.
- Mes concreto.
- Días entre vencimientos: Nos permite configurar una forma de pago con varios vencimientos, y cuya característica principal es espaciar los vencimientos una cantidad fija de días. También nos permite dar un espaciado diferente a los días que han de transcurrir hasta el primer vencimiento. Deberemos configurar:
- Modo factura
- El campo Modo factura se utiliza para establecer el tratamiento bancario que se hace de los vencimientos. Puede tener 2 valores:
- Domiciliar: se utilizará para generar remesas bancarias SEPA.
- Transferencia: se podrá configurar la cuenta de abono en la factura para que nos hagan la transferencia.
- Cuenta abono
- Este campo se utiliza para mostrar en el documento PDF la cuenta bancaria donde el cliente deberá hacer la transferencia (solo si la forma de pago tiene establecido el modo "Transferencia").
- Calcular desde
- Se refiere a la fecha base o de partida desde la que el programa empezará a contar los días para calcular los vencimientos. Esta fecha pivote puede ser:
- Fecha de la factura.
- Fecha del albarán más reciente (si la factura agrupa varios).
- Fecha del albarán más antiguo.
Sectores y categorías de clientes
Con estos conceptos podrás crear clasificaciones organizativas para posteriormente asignarlas a los clientes y obtener fácilmente informes o filtrados en masa. El funcionamiento de estos mantenimientos es muy básico: solo tendrás que definir la denominación de cada uno de ellos.
Posteriormente, accediendo a la ficha individual del cliente, podrás asignar su sector y categoría correspondiente en la Sección Relaciones.
Representantes
En Nubelus, el fichero de Representantes permite gestionar los agentes, comerciales o empleados relacionados con las ventas.
Desde la configuración general del programa (), podrás definir la nomenclatura que mejor se adapte a tu jerarquía (Representante, Comercial, Responsable de zona...).
Desde esta sección puedes gestionar las altas, bajas y modificaciones de datos de cualquier representante, tal y como lo haces en cualquier otro fichero maestro.
Posteriormente, podrás asociar a cada cliente un representante fijo por defecto desde su Sección Relaciones.
También podrás asignar manualmente el representante a presupuestos concretos, pedidos y albaranes, facilitando así el cálculo de comisiones o el seguimiento del rendimiento de ventas.
Proveedores
Esta opción se utiliza para gestionar los datos de las empresas que te suministran materiales o servicios.
El funcionamiento es el estándar de la aplicación. Además de la información básica, la ficha del proveedor se divide en las siguientes secciones o pestañas:
- Datos comunes
- Esta zona almacena el NIF y el código interno, datos siempre a la vista en la cabecera de la ficha del proveedor.
- Datos identificativos
- Almacena la información fiscal, domiciliaria y de contacto. Cabe destacar que no puedes dejar la Denominación fiscal en blanco, ni el programa permitirá crear dos proveedores duplicados con el mismo NIF.
- Centros
- Recordemos que la denominación de esta solapa viene dada por cómo la hayas bautizado en . Su comportamiento también depende de la configuración de . Por lo demás, esta sección te permitirá gestionar múltiples sucursales o puntos de recogida por cada proveedor.
- Datos pago
- Configuración de las formas, plazos y cuentas bancarias de pago acordadas con el proveedor.
- Datos facturación
- Aquí podremos establecer si el proveedor aplica un IRPF específico, las tarifas de compra predeterminadas o formatos de impresión personalizados.
- Observaciones
- Esta sección abre una ventana de texto enriquecido para añadir notas internas o incidencias relacionadas con el proveedor.
Transportistas
Al igual que ocurre con los representantes, puedes configurar el Alias o nombre que prefieras para referirte a la figura del Transportista o Agencia logística.
Una vez dados de alta en este fichero maestro, podrás asignarlos por defecto a los clientes, o de forma puntual a pedidos de compra/venta y a los albaranes de expedición. Esto te permitirá, a final de mes, filtrar y puntear fácilmente todas las expediciones realizadas por cada agencia de transportes.
Cobradores
El cobrador identifica el medio o cuenta utilizado para registrar el cobro de la factura.
En el lenguaje de Nubelus, los cobradores se corresponden con las pasarelas, medios o cajas físicas disponibles para liquidar facturas (efectivo, datáfono 1, cuenta banco Santander, Bizum, etc.).
Debemos crear tantos cobradores como necesitemos desglosar contablemente. Por ejemplo, si cobras mediante dos datáfonos vinculados a cuentas bancarias distintas, deberás crear dos cobradores diferentes del tipo tarjeta: uno que se denomine "Datáfono Cuenta BBVA" y otro "Datáfono Cuenta CaixaBank".
Para gestionar tu cartera de cobradores, dirígete a .
Estos son los parámetros fundamentales que debes configurar por cada cobrador:
- Denominación: Descripción libre para identificar rápidamente el medio de cobro en los desplegables.
- Tipo: Define la naturaleza tecnológica de la transacción. Debe tener uno de los siguientes cuatro valores obligatorios:
- Efectivo: Utilizado para pagos en metálico en tienda o mostrador.
- Banco: Utilizado para la gestión de remesas SEPA, cheques y transferencias bancarias.
- Tarjeta: Utilizado para pagos presenciales mediante TPV o Datáfono.
- Bizum: Utilizado para pagos telemáticos instantáneos.
- Registrar en caja: Interruptor que establece si los cobros asignados a este medio repercuten sobre la herramienta de Gestión de Caja Diaria, creando automáticamente apuntes de entrada de dinero.
- Subcuenta: Si tu módulo está enlazado a la contabilidad, aquí debes asignar la subcuenta contable (grupo 57) donde se centralizarán contablemente estos ingresos.