Ficheros maestros de facturación

¿Qué son los ficheros maestros de facturación?

En Nubelus, los ficheros maestros son la base estructural de toda la aplicación. Almacenan información estable y recurrente que se utilizará de forma constante para la creación de los diferentes documentos: albaranes, facturas, presupuestos, …, y que ayudarán a que nuestra gestión sea mucho más eficiente.

El funcionamiento (altas, bajas, modificaciones... ) se describe en mantenimiento de ficheros maestros, y la mayoría de campos están claramente definidos. A continuación, detallamos cada uno de los ficheros maestros principales que podremos definir:

Clientes

A medida que vayas realizando albaranes y presupuestos, necesitarás ir creando los clientes destinatarios de los mismos.

Una vez creado un cliente, lo utilizaremos tantas veces como sea necesario, sin tener que volver a ingresar sus datos. Después podremos obtener estadísticas de venta por cada uno cuando sea necesario.

En el siguiente enlace podrás encontrar toda la información relativa al fichero de Clientes

Productos

Los productos son elementos imprescindibles en el programa. No se puede hacer ventas valoradas sin haber creado algún producto.

Una buena planificación en la creación de tus productos puede ayudarte a que tu trabajo sea más efectivo, y al mismo tiempo obtener resultados para poder gestionar tu empresa de forma más eficiente.

Pincha en el siguiente enlace para aprender más sobre la gestión de productos

Formas de pago

Este programa se utiliza para congurar las diferentes formas de pago/cobro que utilicemos en la empresa. Veamos cómo se pueden configurar:

Denominación: El campo Denominación lo utilizaremos para dar una denominación privada a la forma de pago que configuremos (por ejemplo "Giro a 60 días").
Módo cálculo: Este campo puede tener diferentes valores, paga poder configurar diferentes modos de pago/cobro:

Días entre vencimientos.- Nos permite configurar una forma de pago con varios vencimientos, y cuya característica sea espaciar los vencimientos una cantidad fija de días. También nos permite dar un espaciado diferente a los días que han de transcurrir hasta el primer vencimiento. Así pues deberemos configurar:

Cantidad vencimientos.

Días hasta el primer vencimiento.

Días entre vencimientos.

A final de mes.- Forma de pago en que todos los vencimientos van a ir a final de meses consecutivos. Si se pone una cantidad de días hasta el primer vencimiento con dichos días supera el prósximo final de mes, los vencimientos comienzan al mes siguiente. Los campos a rellenar serán:

Cantidad vencimientos.

Días hasta primer vencimiento.

Mismo día de mes.- A diferencia de la forma "Días entre vencimientos", esta modalidad hace coincidir todos los vencimientos el mismo día del mes. Si el primer vencimiento cae en día 20, los vencimientos siguientes irán en los meses consecutivos, siempre en día 20, indistintamente de si el mes tiene 28, 29, 30 ó 31 días. Los campos a rellenar son:

Cantidad vencimientos.

Días hasta el primer vencimiento.

Día y mes concreto.- Este modo se utiliza por ejemplo para hacer facturas durante un periodo, y que todas tengan un mismo día de vencimiento. La cantidad de vencimientos se fija en 1, y la referencia de fecha es obligatoriamente la fecha de factura. Los campos a rellenar son:

Día concreto.

Mes concreto.

Debe prestarse especial atención a la fecha de la factura, ya que si el mes y el día supera el establecido en la forma de pago, el vencimiento pasará al año siguiente.
También ha de tenerse cuidado con poner como día fijo de pago un 29 de febrero, ya que el vencimiento caerá en siguiente año bisiesto.
Cuenta abono: El campo Cuenta abono se utiliza para mostrar la cuenta bancaria donde el cliente deberá hacer la transferencia, si la forma de pago se refiere a una transferencia.
Calcular desde: El campo Calcular desde se refiere a la fecha de partida para calcular los vencimientos. Esta fecha puede ser:

Fecha factura.

Fecha albarán más reciente.

Fecha albarán más antiguo.

Sectores y categorías de clientes

Con estos conceptos podrás crear clasificaciones de clientes para posteriormente asignar a los clientes y obtener fácilmente informes y resultados por categorías o sectores. El funcionamiento de estos mantenimientos es muy básico, sólo tendrás que definir la denominación de cada uno de ellos. Posteriormente, accediendo a la ficha del cliente, podrás asignar a cada cliente su sector y categoría en la Sección Relaciones de clientes.

Representantes

Consideramos los representantes como empleados/as de la empresa.

Desde la configuración general de la empresa (Ajustes » Configurar empresa » Datos generales » Alias para datos generales), podrás definir el concepto que mejor se adapte a tus necesidades, para referirte a los representantes de tu empresa (Representante, Comercial, Responsable, …)

Desde este programa puedes gestionar las altas, bajas y modificaciones de los datos de cualquier representante, tal y como lo haces en cualquier mantenimiento de ficheros maestros.

Posteriormente, podrás asignar a los clientes su representante asignado, en la Sección Relaciones de clientes.

También podrás asignar el representante a los presupuestos, pedidos de compra y venta, y albaranes, para poder hacer un seguimiento personalizado y separado de los mismos.

Proveedores

Esta opción se utiliza para gestionar los datos de proveedores.

El funcionamiento (altas, bajas, modificaciones... ) es como el de cualquier mantenimiento, y la mayoría de campos están claramente definidos, por lo que solamente vamos a destacar algunas características.

Además de la información básica, se incluyen las siguientes secciones:

Datos comunes: Esta zona almacena los datos comunes que podemos tener a la vista siempre en la ficha del proveedor.
Datos identificativos: Esta solapa almacena los datos identificativos del proveedor. Destacaremos que no podemos dejar la Denominación fiscal en blanco, ni podemos crear 2 proveedores con el mismo NIF.
Centros: Recordemos antes que nada, que la denominación de esta solapa viene dada por cómo hayas configurado en tu empresa en Ajustes > Configurar empresa > Datos generales > Alias para datos generales > Proveedor-centro. Además, también depende de cómo hayas configurado en su funcionamiento Ajustes > Configurar empresa > Facturación > Denominación campos de los Centros de Proveedores. Por lo demás, esta solapa te permitirás añadir, modificar o quitar Centros de cada Proveedor.
Datos pago: Configuración de las formas y plazos de pago aplicables al proveedor.
Datos facturación: Podremos establecer la tarifa de precios de compra y los formatos personalizados del proveedor.
Observaciones: Esta solapa abre una ventana para añadir notas relacionadas con el proveedor.

Transportistas

Al igual que en los representantes, podrás configurar el Alias que prefieras para referirte a los Transportistas.

Una vez creados los transportistas habituales, podrás asignarlos a los clientes desde la sección Relaciones, y posteriormente podrás asignar también el transportista tanto a pedidos de compra como de venta y a los albaranes tanto de compra como de venta, para posteriormente poder obtener resultados por transportistas.

Cobradores

Los cobradores se corresponden con los medios de cobro disponibles para cobrar facturas, como pueden ser: efectivo, datáfono, cheque, banco, etc

Debemos crear tantos cobradores como necesitemos, por ejemplo, si cobramos con 2 datáfonos de cuentas diferentes, debemos crear 2 cobradores diferentes de tipo tarjeta: uno que se denomine (por ejemplo) "Datáfono cuenta 1...." y otro "Datáfono cuenta 2...".

Para gestionar los cobradores, debes ir a Ficheros > Cobradores.

Veamos los campos que se pueden configurar en este programa:

Denominación: Descripción del cobrador
Tipo: Corresponde al modo de cobro y puede tener uno de estos valores:
1. Efectivo: Utilizado para cobros en efectivo
2. Banco: Utilizado para la gestión de remesas y transferencias.
3. Tarjeta: Utilizado para cobros mediante datáfono.
4. Bizum: Utilizado para cobros mediante bizum.
Registrar en caja: Establece si los cobros que se realizan a este cobrador tienen gestión en la caja, realizando los correspondientes apuntes en ella.
Subcuenta: Si gestionas contabilidad, podrás asignar la subcuenta contable en la que se contabilizarán los cobros.