Crear y modificar clientes
Esta opción se utiliza para gestionar los clientes, tanto sus datos identificativos como configuración a la hora de facturar, su forma de pago, domiciliación bancaria, tarifa de precios, etc.
El funcionamiento (altas, bajas, modificaciones... ) se describe en mantenimiento de ficheros maestros, y la mayoría de campos están claramente definidos, por lo que solamente vamos a destacar algunas características.
Claramente, el programa tiene una zona de datos comunes, donde está el código, denominación, contacto y coordenadas; y el resto de contenidos está agrupado en solapas o secciones, cuya información guarda algo en común. Vamos a relacionar a continuación estas secciones:
Datos comunes
Esta zona almacena los datos comunes que podemos tener a la vista siempre en la ficha del cliente. Los campos que podemos destacar son:
- Estado
- Estando en la acción Ver, podrás cambiar el valor de este campo, que puede ser ACTIVO o BAJA. En el estado BAJA, el cliente no está disponible para hacerle albaranes o presupuestos, ni tampoco aparece en las búsquedas o listados.
- Coordenadas
- Almacena la posición en un mapa del lugar donde se encuentran las instalaciones del cliente. Puede facilitarle a un transportista o comercial cómo llegar.
Los demás campos son lo suficientemente descriptivos.
Datos identificativos
Esta sección almacena los datos identificativos, domicilio y datos de contacto del cliente.
Haremos clic en el botón Editar datos identificativos para modificar sus valores, y de entre ellos destacaremos los siguientes campos especiales:
- Denominación fiscal
- Este campo es el que aparecerá en documentos oficiales, como facturas, registros de IVA y otros. Puede ser totalmente diferente de la denominación del cliente. No se puede dejar en blanco.
- NIF
- Corresponde al número de identificación fiscal del cliente, sin espacios. Debe ser acorde al tipo de NIF que establezcamos. No puede haber más de un cliente con el mismo NIF.
- Validar NIF
- Botón que hace una consulta a AEAT para validar si el NIF que hemos introducido y el nombre fiscal concuerdan. Sólo aparecerá si hay un certificado válido configurado en , ya que se requiere de un certificado activo para realizar esta consulta. En el caso de validar un NIF de empresa, no será necesario introducir la denominación fiscal, y será la propia AEAT la que nos devolverá dicha denominación. En el caso de validar el NIF de una persona física, será necesario introducir el nombre y apellidos de la misma para poder identificarlo en la AEAT.
- Persona física
- En ocasiones se utiliza para gestionar en algunos documentos la protección de datos de carácter personal
- País
- Campo desplegable que contiene todos los países registrados en el INE.
- Municipio
- Campo desplegable que contiene todos los municipios españoles registrados en el INE. Es un código INE que no hay que confundir con el código postal. Ten en cuenta que hay algunas localidades que no tienen consideración de municipio, por lo que no aparecerán en esta lista. En este caso, selecciona el municipio al que pertenecen y posteriormente, en el campo Distrito, introduce el nombre de la localidad.
Centros o asuntos
Recordemos antes que nada que la denominación de esta sección viene dada por cómo hayas configurado en tu empresa en .
Además, también depende de cómo hayas configurado su funcionamiento en .
Por lo demás, esta solapa te permitirá añadir, modificar o quitar centros o asuntos de cada Cliente.
Datos facturación
En esta sección se agrupan datos que tienen que ver con la configuración para facturar al cliente. Está dividida en cuatro subsecciones que explicamos a continuación:
Clasificación
En esta subsección estableceremos el modo de facturar y los tipos de impuestos que se le aplicarán a las ventas realizadas al cliente. Así pues, explicamos los siguientes campos:
- Facturar X asunto
- Hemos dicho con anterioridad que el cliente puede tener asuntos o centros. Marcando SI en este campo, si disponemos de un conjunto de albaranes de un cliente y los facturamos todos a la vez, el programa hará una factura diferente por cada uno de los asuntos de los que tenga albaranes. Con el valor NO en este campo, se generará una sola factura de todos los asuntos
- Tarifa precios
- Puedes establecer en este campo la tarifa de precios que se aplicará por omisión en las ventas y presupuestos. Es un campo obligatorio, y tendrás hasta 9 tarifas disponibles para elegir, según la configuración que hayas establecido en
- Tipo precio
- Establece en este campo el tipo de precio asociado al cliente si tiene condiciones de descuento particulares. La lista de estos tipos la podrás definir desde . Y desde , podrás establecer los % de descuento asociados
- Clasificación IVA
- Establece en este campo la clasificación IVA correspondiente al cliente. Este desplegable vendrá dado según las denominaciones que se hayan establecido en
- Recargo de equivalencia
- Marca SI para que al facturar a un cliente se le aplique el recargo de equivalencia que corresponda según el tipo de IVA aplicado
- Retención fiscal
- Marca SI para que al facturar a un cliente se le aplique la retención fiscal configurada en la empresa desde la opción
Descuentos en factura
En esta subsección se puede configurar hasta cuatro descuentos que se aplicarán a las nuevas facturas de un cliente, siempre y cuando dichas facturas tengan solamente una base imponible.
Los descuentos se aplican uno detrás de otro, es decir, se aplica el primero y al resultado se le aplica el segundo. Así sucesivamente hasta un total de cuatro descuentos.
No es necesario configurarlos todos.
Aviso
En esta subsección se puede almacenar un "aviso" (texto) para que aparezca destacado en documentos como albaranes, presupuestos, etc.
Estos avisos pueden ser del tipo "Tiene que firmar una documentación", "No tiene crédito" o similares.
Cuando haya un aviso registrado, en el icono se puede ver en qué momento y qué usuario lo ha registrado.
Formatos documentos
En esta subsección configuraremos los formatos especiales de un cliente. La aplicación ya tiene formatos establecidos por omisión, pero si queremos que un cliente utilice otros, los configuraremos aquí. También podremos establecer si los albaranes se muestren valorados o no
Un ejemplo puede ser que el cliente necesita que sus documentos sean en inglés, francés o alemán.
También desde esta subsección podremos establecer si el cliente recibe las facturas por email (por defecto) y si el mail para enviar las facturas es diferente al mail de la sección de Datos identificativos
Datos cobro
Esta es otra de las secciones importantes del cliente: en ella se almacena la forma habitual con la que paga sus facturas.
Los campos destacados son:
- Forma pago
- Campo en el que se puede seleccionar una forma de pago de las establecidas en el fichero formas de pago.
- Días de pago
- Se puede poner varios días del mes separados por comas, que sean los que el cliente realiza pagos. Por ejemplo, si paga los días 15 y 25 de cada mes, el valor del campo será 15,25. En este caso, el vencimiento se calcula atendiendo a la forma de pago y después el primer día que coincida con alguno de los días de pago.
- Meses no paga
- En este caso se pondrá el valor numérico de los meses en los que el cliente no emite pagos. Por ejemplo, si no paga en agosto y diciembre, el valor de este campo será 8,12. En este caso, el vencimiento se calcula atendiendo a la forma de pago y si coincide con un mes que no paga, se trasladará al mismo día del siguiente mes.
- Gestionar crédito
- Establece, junto con el campo Crédito el límite de ventas que se le puede hacer a un cliente a crédito.
- Bloqueado
- Impide la venta a un cliente si el valor es "SI". Podemos añadir el motivo por el que está bloqueado en el campo Concepto bloqueo, para visualizarlo en la confección de albaranes.
Los campos de "Domiciliación bancaria" son los propios del cliente para que le pasemos recibos por su banco.
Responsables
Utilizaremos esta sección para relacionar las personas con las que podemos contactar en la empresa del cliente.
Podemos almacenar el Nombre, NIF, Teléfono y Email. Además hay un campo denominado Clave utilizado a modo de contraseña para verificar que la persona que nos llama es la que corresponde (útil si nos hace pedidos por teléfono).
Relaciones
En esta sección se registran datos de agrupación del cliente. Describimos los campos a continuación:
- Sector
- Agrupación a la que pertenece el cliente. Los sectores se codifican en un fichero maestro denominado Sectores.
- Categoría
- Agrupación similar a la anterior. Las categorías se codifican en un fichero maestro denominado Categorías.
- Representante
- Establece un responsable o representante habitual para el cliente. Los representantes se codifican en un fichero maestro denominado Representantes
- Transportista
- Establece un transportista habitual para el cliente. Los transportistas se codifican en un fichero maestro denominado Transportistas.
Dirección envío
Esta sección abre una ventana para escribir libremente dirección de envío de un cliente, en el caso en que sea esta dirección diferente a la fiscal. No obstante, los formatos de documentos han de estar configurados para poder hacer esta acción.
Factura-e
Sección que se utiliza para almacenar datos de identificación del cliente para la generación de la factura en formato factura-e y su posterior presentación en la plataforma FACe.
Los campos son suficientemente descriptivos, por lo que no nos extendemos en la explicación.
Observaciones
Esta sección abre una ventana para añadir notas relacionadas con el cliente.