Primeros pasos en facturación
Si acabas de instalar Nubelus, estos son los primeros pasos que debes completar antes de empezar a trabajar con la aplicación. En primer lugar, habrá que rellenar los datos compartidos por todos los módulos, y a continuación configurar cada módulo contratado según su propio criterio.
Para acceder a esta tarea, pincharemos en el botón Configuración, situado en la parte inferior de la barra lateral izquierda de nubelus.
¿Qué son los datos generales en Nubelus?
Los datos generales son la información común que afecta a todos los módulos que tengas contratados en Nubelus. Debes rellenarlos en el siguiente orden antes de usar cualquier programa:
- Llenar datos generales
- Alias para datos generales
- Datos fiscales y periodo de trabajo
- Datos identificativos y de contacto
- Firma para documentos
- Logotipo de tu empresa
- Email envío
- Email recepción
- Mi empresa como...
- Preferencias
- Responsable técnico
- Texto LOPD
- Varios
Llenar datos generales
Lo primero que debemos hacer al comenzar a trabajar con la aplicación es llenar los datos generales. Para ello, accederemos a , y en la solapa Datos generales haremos clic en el botón Llenar del apartado Llenar datos generales. Esto completará los datos de las tablas siguientes (siempre que no existan ya):
- Países
- Comunidades autónomas
- Provincias
- Municipios
- Viales
- Formas jurídicas
¿Qué es un alias en Nubelus?
En Nubelus, denominamos alias a la forma en la que se nombra un concepto determinado dentro de la aplicación.
La aplicación ya nombra estos conceptos por defecto, pero puedes hacer que en tu empresa tengan una expresión diferente. Por ejemplo, el programa nombra "Representantes" a los empleados, pero cambiando el alias de "Representante", puedes hacer que se nombre siempre "Empleado/a" dentro de tu empresa.
Puedes modificar los alias en cualquier momento para renombrar los conceptos predefinidos según la terminología que uséis en tu empresa.
Datos fiscales y periodo de trabajo
En este apartado configuraremos los datos fiscales y el periodo de trabajo de tu empresa.
Los datos que establezcamos aquí aparecerán en cualquier documento de la aplicación.
Datos identificativos y de contacto
En este apartado configuraremos los datos identificativos y de contacto de tu empresa.
Firma para documentos
Sube una imagen con el dibujo de la firma que quieres que se muestre en los documentos de forma automática. La imagen ha de ser de tipo JPG.
Logotipo de tu empresa
Sube una imagen con el logotipo de tu empresa. Se utilizará en diferentes documentos de la aplicación.
También tendrás disponible una URL de la misma en la pantalla principal de configuración de la empresa.
Email envío
En este apartado se configura la cuenta de correo electrónico con la que el programa va a enviar datos a clientes, proveedores, etc., como por ejemplo presupuestos, albaranes, o facturas.
Para configurar las cuentas de correo, se necesita una serie de parámetros diferentes según sea el modo de envío. Por ello deberás establecer en primer lugar dicho modo de envío y, según el establecido, rellenar todos los campos correspondientes.
Esta configuración general puede alterarse por usuario, estableciendo las condiciones particulares desde la sección Email envío de cada usuario.
- Verificar
- Con este botón se envía un código al destinatario/a de la cuenta para posteriormente introducirlo. De esta manera la cuenta de correo queda verificada y podrás utilizar la opción de Enviar CCO (Enviar copia oculta a la dirección establecida en la cuenta de todos los correos que se envíen desde nubelus).
- Firma
- Lo que se grabe en este campo se utilizará en el pie de los correos que se envían, a modo de firma.
Email recepción
En este apartado se configura la cuenta de correo electrónico con la que el programa va a recibir datos de proveedores (facturas de compra).
Deberás rellenar los datos del Servidor IMAP, Usuario y Contraseña.
Mi empresa como...
En este apartado configuraremos el rol o roles con los que actúa tu empresa dentro de la aplicación.
Preferencias
Este apartado se utiliza para configurar la apariencia de tu programa. Los campos que se pueden rellenar son los siguientes:
- Bienvenida gestor
- Con el valor SI, se muestra un mensaje de bienvenida cuando se entra en la aplicación.
- Abreviatura
- Son las iniciales que se muestran en la esquina superior derecha de la pantalla, a modo de abreviatura de la empresa.
- Color fondo
- Color de fondo con el que se muestra la abreviatura anterior.
- Recientes sidebar
- Determina la cantidad de enlaces Recientes que se muestran en la barra lateral.
- Favoritos sidebar
- Determina la cantidad de enlaces Favoritos que se muestran en la barra lateral.
- Enlaces inicio
- Determina el tipo de recuadros-enlace que se muestran en el centro de la pantalla.
Responsable técnico
Introduce aquí los datos del responsable técnico de tu empresa para que desde Nubelus podamos ponernos en contacto contigo cuando sea necesario.
Texto LOPD
En este apartado debes introducir el texto que aparecerá en los documentos referente a la política de tu empresa sobre la protección de datos (LOPD).
Varios
En este apartado están ubicados campos de configuración que no tienen un lugar específico. Podrás introducir datos sobre el geoposicionamiento de representantes.
¿Cómo empezar a facturar en Nubelus?
Para comenzar a facturar en Nubelus, completa los siguientes pasos en orden. Si no quieres que el programa rellene datos iniciales de facturación porque prefieres configurarlo a tu manera, puedes saltarte el punto 1 y continuar desde el punto 2 en el mismo orden:
- Llenar datos de facturación y llenar formatos
- Definir series
- Configurar la empresa para facturación
- Configurar tipos de IVA
- Crear productos
- Definir formas de pago
- Crear clientes
Llenar datos de facturación y llenar formatos
Con esta opción, llenaremos unos datos mínimos necesarios para comenzar a facturar. Accederemos a , y en la solapa Facturación haremos clic en el botón Llenar del apartado Llenar datos facturación. Los datos que se llenarán serán los siguientes (siempre que no existan ya):
- Tipos de IVA: ordinario, reducido, superreducido
- 1 Serie de presupuestos venta
- 1 Serie de pedidos de clientes
- 1 Serie de albaranes
- 1 Serie de borradores de facturas
- 1 Serie de facturas
- 1 Producto: varios
- 1 Cliente: contado
- 1 Forma de pago: contado
- 1 Cobrador: efectivo
Seguidamente haremos clic en el botón Llenar del apartado Llenar formatos, lo que nos creará los siguientes formatos estándar:
- 1 Formato de presupuesto venta
- 1 Formato de pedido de clientes
- 1 Formato de albarán venta
- 1 Formato de borrador de factura
- 1 Formato de factura venta ordinaria
- 1 Formato de factura venta simplificada
- 1 Formato de factura venta de canje
- 1 Formato de factura venta rectificativa
- 1 Formato de albarán compra
- 1 Formato de factura compra proforma
- 1 Formato de autofactura
¿Qué son las series en Nubelus?
Prácticamente todos los documentos de transacciones que se gestionan en Nubelus se pueden agrupar con series, esto es, unas iniciales a las que sigue después un número correlativo de documento (generalmente de 7 dígitos) que pertenece a la serie. Estas series pueden establecerse para puestos de mostrador, tiendas de una empresa, o simplemente años.
En las series hay un campo denominado Alias, que es con el que se compondrá la referencia. Por ejemplo, si creamos la serie con alias "SERIE2026-", los documentos estarán referenciados como:
- SERIE2026-0000001
- SERIE2026-0000002
- SERIE2026-0000003
- ...
Respecto al campo Ejercicio, aunque no es obligatorio, es muy recomendable asignarlo para facilitar la apertura automática de series cuando comencemos nuevo año.
Veamos pues las diferentes series que se pueden crear:
- Series de presupuestos venta
- Accederemos a . Estableceremos la denominación completa de la serie y el Alias.
- Series de pedidos venta
- Accederemos a . Estableceremos la denominación completa de la serie y el Alias.
- Series de albaranes venta
- Accederemos a . Estableceremos la denominación completa de la serie y el Alias. El campo Movimientos E/S determina si los albaranes de la serie descuentan o no stock de los productos que contengan.
- Series de facturas venta
-
Accederemos a . En este apartado se crean tanto las series de facturas como las series de borradores, y además, cuando la serie es de factura, puede haber 4 tipos diferentes: ordinaria, simplificada, canje, o rectificativa. Así pues, los campos que se deben rellenar significan lo siguiente:
- Denominación
- Corresponde a la denominación completa de la serie.
- Alias
- Iniciales de la referencia del documento.
- Tipo
- Borrador o Factura.
- Tipo factura
- Si el tipo es Factura, los diferentes tipos de factura que hay.
- Periodo hábil
- Periodo en el que se pueden crear documentos en la serie.
- Formato
- Formato de impresión que se utilizará por omisión para documentos de la serie (si es diferente al formato establecido en la configuración general).
- Ejercicio
- Estableceremos el ejercicio para facilitar la apertura de series cuando tengamos que abrir un nuevo ejercicio.
- Contabilizar
- Si el tipo es Factura, determina si los documentos creados se contabilizan o no.
Configurar la empresa para facturación
Antes de comenzar, asegúrate de haber configurado los campos necesarios en la solapa Datos generales.
A continuación, accede a y configura las siguientes secciones:
- Albaranes venta
- Configuraremos los datos por omisión que se utilizarán en la creación de albaranes de venta.
- Alias para precios de venta
- El programa puede gestionar hasta 9 precios para cada producto, además de la tarifa IVA incluido (Precio TPV). Estas tarifas están nombradas como "Tarifa 1", "Tarifa 2", "Tarifa 3"... etc., pero podríamos nombrarlas de otra manera, como por ejemplo "Cliente", "Distribuidor"... etc. Si no quieres utilizar todas las tarifas, deja los nombres en blanco y estas no se utilizarán.
- Alias relacionados con Clientes
- En este apartado podemos configurar algunas denominaciones que tienen que ver con clientes.
- Alias relacionados con Productos
- En este apartado podemos configurar algunas denominaciones que tienen que ver con productos.
- Compras
- En esta sección podemos configurar las denominaciones de las tarifas de compra y las series, formatos y firmas digitales que se utilizarán en las facturas de compra.
- Denominación campos de los Centros de Clientes
-
En este apartado se puede configurar la forma en la que se gestionan los subniveles de los clientes, que pueden ser de 2 formas: Centros o Asuntos. Todos los clientes se gestionarán igual.
- Centro
- Se utilizará cuando los subniveles sean delegaciones, tiendas o similares, para los cuales se puede dar ubicación, domicilio...
- Asunto
- No dispone de ubicación ni domicilio. Ejemplo de ello son vehículos, negociados, concejalías...
- Denominación campos de los Centros de Proveedores
- En esta sección se configura la denominación de los campos de los Centros de Proveedores.
- Denominación de los tipos de Cliente para aplicar IVA
- Se dispone de hasta 10 tipos de cliente para configurar el IVA. En esta sección podemos poner la denominación, que puede ser, por ejemplo: NORMAL, CONTRATISTA, INTRACOMUNITARIO...
- Facturas
- Define en esta sección las series, formatos y firmas que se utilizarán al crear Borradores, Facturas simplificadas, Facturas ordinarias, Facturas de canje y Facturas rectificativas.
- Factura-e
- Espacio para establecer los datos necesarios para la presentación de factura electrónica Factura-e.
- Formatos
- Configura aquí los formatos que utilizará el programa para presupuestos, albaranes, facturas...
- Modo tributario
- Este apartado define cómo se relaciona tu empresa con la Agencia Tributaria. Configura si presentas en modo VERI*FACTU u otros, así como la firma digital que utilizarás para las comunicaciones y si aplicas retención fiscal en facturas.
- Pedidos venta
- Define en esta sección la serie, formato y firma digital que se utilizará por omisión al crear pedidos de venta. También se configuran aquí los estados de pendiente y finalizado, tanto para los pedidos como para las líneas de detalle de los pedidos.
- Presupuestos venta
- Define en esta sección la serie, formato y firma digital que se utilizará por omisión al crear presupuestos de venta. También se configuran aquí los días que deben transcurrir para que caduque un presupuesto.
- Productos favoritos
- En la confección de albaranes, se puede invocar hasta a 8 productos con las teclas F1, F2... F8, que son productos que utilizaremos habitualmente, por lo que dispondremos de teclas de acceso rápido. En esta sección se configuran estos productos.
- Varios
- En este apartado se configuran conceptos como la precisión de decimales que se debe utilizar para la moneda habitual utilizada, y los decimales en cantidades, precios e importes tanto para ventas como para compras.
Configurar tipos de IVA
Esta es una configuración importante del programa. Si en tu empresa solamente necesitas un tipo de IVA porque todos los productos se facturan con el mismo IVA, solamente deberás crear un tipo, pero el programa soporta que diferentes productos se facturen con IVA diferente, e incluso que un mismo producto se facture con IVA diferente dependiendo del cliente.
En el siguiente vídeo se detalla cómo realizar la configuración de los tipos de IVA:
Crear productos
Los productos son elementos imprescindibles en el programa. No se pueden hacer ventas valoradas sin haber creado algún producto.
Para gestionar productos deberás ir a . En un principio, deberás darle como mínimo una denominación y asignarle un tipo de IVA. El resto de propiedades (precio habitual, familia, modo de gestionar el stock...) podrás rellenarlas más adelante.
Dado que completar la ficha puede tener una relación de parámetros muy extensa, te recomendamos visualizar la ayuda en el propio programa de Productos.
Definir formas de pago
Definir alguna forma de pago es imprescindible para que se puedan calcular los vencimientos de las facturas. También podrás asignar la forma de pago a cada cliente.
En la definición de las formas de pago podrás establecer tanto la cantidad de vencimientos, como los días que han de transcurrir entre cada vencimiento.
Para gestionar las formas de pago debes ir a .
Dado que completar la ficha puede tener una relación de parámetros muy extensa, te recomendamos visualizar la ayuda en el propio programa de Formas de pago.
Crear clientes
A medida que vayas realizando albaranes, presupuestos, ..., necesitarás ir creando los clientes destinatarios de los albaranes.
Una vez creado un cliente, lo utilizaremos tantas veces como sea necesario, sin tener que volver a ingresar sus datos. Después podremos obtener estadísticas de venta por cada uno cuando sea necesario.
Los datos imprescindibles que deberíamos incorporar en su ficha son:
- Nombre, NIF y datos identificativos.
- Datos de facturación.
- Datos de cobro.
Para gestionar los clientes, deberás ir a .
Dado que completar la ficha puede tener una relación de parámetros muy extensa, te recomendamos visualizar la ayuda en el propio programa de Clientes.