Conceptos previos de facturación
Antes de comenzar a explicar el funcionamiento de la aplicación Nubelus facturación, debemos tener en cuenta el objetivo de esta, que es la generación de facturas a clientes, llevar el control de cobros de dichas facturas y obtener fácilmente lo que se ha vendido por periodos a clientes determinados.
Para ello, nubelus dispone de una base de datos estructurada, de manera que puede almacenar clientes, productos, facturas y cobros, pudiendo relacionarlos entre sí para obtener listados de información en cualquier momento.
Vamos a definir algunos conceptos que se utilizan en facturación:
Productos
Son cada una de las mercaderías o servicios que podemos vender o comprar. Deberemos crear cada uno de los productos sobre los que queramos conocer las ventas realizadas. Si creamos un producto y en el momento de la venta cambiamos la descripción, el programa acumulará ventas sobre ese único producto, pese a que en los albaranes hayamos cambiado la descripción.
Los productos pueden estar agrupados por familias para facilitar su organización. Además, puede establecerse el tipo de IVA habitual en la venta y precios diferentes según tarifas.
Clientes
Se trata del destinatario o destinataria de las ventas. Los albaranes se asignarán a clientes, así como las facturas y los vencimientos.
Además de clientes, podemos tener centros, que pueden enfocarse como "subclientes". Pueden ser asuntos, delegaciones, negociados, concejalías, etc. Es decir, divisiones dentro del mismo cliente por las cuales se pueden emitir facturas diferentes. Algunos ejemplos de subdivisión por centros serían:
- En un taller de vehículos: cada uno de los coches de un cliente.
- En un ayuntamiento: cada una de las concejalías.
- Para una cadena de franquicias: cada una de las tiendas.
Presupuestos
Se trata de los documentos que se hacen a clientes antes de realizar la venta, y que sirven para llegar a un acuerdo de cantidades y precios, así como las condiciones en las que se realizará la entrega de los mismos.
Los presupuestos se pueden trasladar directamente a albaranes o, de forma opcional, hacer un seguimiento de entregas totales o parciales.
Pedidos de cliente
Se trata del paso intermedio entre el presupuesto de venta y el albarán. En este caso utilizaremos los pedidos para hacer un seguimiento de los productos entregados y los que faltan por entregar.
Albaranes
Mediante este documento, registraremos todas las entregas de mercaderías o servicios. Cualquier factura comenzará a crearse como un albarán que posteriormente convertiremos en factura.
Borradores de factura
Se trata de un documento previo a la factura definitiva en el cual podemos cambiar cualquier dato (cliente, producto, precios, IVA, vencimientos, ...). Una vez que el borrador se convierta en factura, su edición queda restringida conforme a la Ley de facturación. Solo se podrán modificar aquellos campos específicos que no infrinjan la normativa legal, como puede ser la forma de pago, los vencimientos, conceptos o el asunto.
Facturas
Es el objetivo principal del programa. Una factura estará compuesta de uno o más albaranes de venta y en ella se desglosa el cliente, los productos suministrados, los impuestos aplicados y la forma en que se ha pagado o se va a pagar la misma.
En la modalidad VERI*FACTU, en el momento de realizar la factura, será presentada telemáticamente en la Agencia Tributaria.
Vencimientos
Se trata de cada uno de los plazos de pago acordados de una factura. Si establecemos con un cliente que una factura nos la pague en 3 veces, la factura tendrá 3 vencimientos, cada uno de los cuales podrá tener un importe y fecha diferente.
Libros registro de ventas
Relación de facturas con el desglose y resumen de los impuestos aplicados.
Registros de facturación
Se trata de la relación de facturas organizadas por orden cronológico tal y como han sido expedidas.