Empieza el año productivamente: consejos para una facturación eficaz

El inicio del nuevo año no sólo nos sirve para empezar el nuevo ejercicio contable, sino también para mejorar nuestros procesos de gestión y facturación y ser más productivos. Con un plan de facturación efectivo puedes acelerar el cobro de las cuentas y evitar pagos morosos. En este artículo te ofrecemos algunos consejos para crear y gestionar facturas.

Crea una factura eficaz

Para empezar, debemos revisar que las facturas de la empresa sean claras y detalladas. Para que una factura sea válida debe contener un mínimo de datos obligatorios, como los datos fiscales de la empresa y el cliente: Nombre completo, NIF/DNI y dirección de facturación. Otro aspecto esencial es mostrar el importe adeudado (con los costes desglosados, con el precio sin/con IVA) y el número de orden de la compra o número de la factura. Para optimizar la gestión de las facturas, recuerda numerarlas de forma consecutiva, idealmente con numeración.

Por último, asegúrate de incluir un apartado con la información de contacto para el cliente,  en caso de dudas e inconvenientes. Este apartado podría incluir también una nota clara respecto a los pagos atrasados. 

Envía las facturas a tiempo

Podemos evitar que se demoren los pagos enviando rápidamente las facturas. Aunque algunas empresas pequeñas envían las facturas de forma mensual, no es recomendable ya que puede retrasar los cobros durante semanas. Lo ideal es enviarlas después de uno o dos días de la entrega del producto o, incluso, el mismo día si es posible. 

Envía la factura al responsable correspondiente

A menudo las facturas se envían a las personas equivocadas haciendo que el cobro se retrase durante 30 o 60 días. Para evitar esta situación, pregunta a tu cliente con antelación a quien debe enviarse. Si no es el mismo interlocutor, envíala siempre al departamento contable del cliente con copia a tu cliente. 

Haz seguimiento de la factura 

En la línea del punto anterior es importante hacer seguimiento de la factura con una llamada telefónica. Lo ideal sería realizar esta comprobación en el mismo día o días siguientes de haberla enviado, para comprobar que se ha recibido correctamente y cuando se realizará el pago. En el caso de que el cobro no se haga en la fecha acordada, vuelve a contactarles e, incluso, realiza un seguimiento semanal hasta que se efectúe el pago. 

Esperamos que siguiendo estos consejos consigas una gestión de la facturación más eficaz. Puedes aplicar fácilmente muchos de estos aspectos con un software de facturación como Factucit, una solución sencilla pero potente para gestionar el ciclo de compra y ventas de tu negocio, integrada también con el programa de contabilidad Contacit.  Puedes descargarte una versión completa del producto y probarla gratuitamente durante 30 días.